mandag 21. juni 2010

Separate documents by age with the help of Kenji / Trennen von Dokumenten nach Alter mit Hilfe von Kenji

Separate documents by age with the help of Kenji

A task that you can very easily do with Kenji is the separation of documents in whole directory trees (folder structures) by age: Kenji jumps automaically in subdirectories (subfolders) and works on the found documents.

With an example I can explain best how to do this.

Let's say you have 100,000 documents from the past years and you want to separate them by years; documents from this year, from the last, from 2 years ago, ..., 9 years old, older than 10 years.
How to proceed:
1st. Prepare 10 directories (folders) for the respective years ("year 2001", "year 2002," ..., "year 2009", "year 2010"). New -> Folder -> -> OK
2nd. Start Kenji and choose "Old Files" -> "Move". As startup folder type the folder with the 100,000 documents, as destination folder the oldest of the folder you created (in our example "year 2001"). Choose the option "Keep directory structure". And now just enter "10 years" for the age of the documents you want to move. That is very simple.
3rd. Start Kenji.
4th. Repeat the second and the third steps now 9 times for the next years, from the older to the newer years. You only need to change the target folder and the ageof the documents.

Tip: For large amount of documents the program Kenji can take a long time. Here it is appropriate to run Kenji in batch mode:
1st. Create a configuration file for the documents older than 10 years
2nd. Copy this configuration file nine times and edit the config files matching the target folder and the age of the documents in the 9 copied configuration files
3rd. Just start Kenji in the evening and let it run overnight. Please remember to write the configuration files as parameter after Kenji in the command line; the oldest first, the newer last. That's all!

Note: Be always careful when doing big changes with your documents: Before running Kenji, please do a backup copy of your data.

Lot of success!

Tsubame wishes to you!



-- Deutsche Version --

Trennen von Dokumenten nach Alter mit Hilfe von Kenji

Eine Aufgabe die Sie sehr einfach mit Kenji erledigen koennen ist das Trennen von Dokumenten in ganzen Verzeichnisbaeumen (Ordnerstrukturen) nach Alter: Kenji springt selbststaendig in Unterverzeichnissen (Unterordner) und bearbeitet die vorgefundenen Dokumenten.

Mit einem Beispiel lasst sich am Besten erklaeren wie das zu bewerkstelligen ist.

Nehmen wir an, sie haben 100.000 Dokumenten aus den letzten Jahren und Sie wollen diese nach Jahrgang trennen; Dokumente aus diesem Jahr, aus dem letzten, aus dem vorletzten, ..., 9 Jahre alt, aelter als 10 Jahren.
So gehen Sie vor:
1. Bereiten Sie 10 Verzeichnissen (Ordner) fuer die jeweiligen Jahren ("Jahr 2001", "Jahr 2002", ..., "Jahr 2009", "Jahr 2010") vor. Neu -> Ordner -> -> OK
2. Starten Sie Kenji und waehlen Sie "Alte Dateien" -> "Bewegen". Als Startordner geben Sie den Ordner wo sich die 100.000 Dokumente befinden, als Zielordner das aelteste der von Ihnen angelegten Ordner (in unserem Beispiel "Jahr 2001"). Waehlen Sie die Option "Verzeichnisstruktur beibehalten". Und nun als Aelter der Dokumente geben Sie "10 Jahre", ganz einfach.
3. Starten Sie Kenji.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2. und 3. nun 9 Male fuer die naechsten Jahren, von den aelteren zu den neueren Jahren. Dabei muessen Sie nur das Zielordner und das Alter der Dokumenten aendern/anpassen.

Tip: Bei grossen Datenbestaenden kann das Laufen des Programms eine betraechtliche Zeit in Anspruch nehmen. Hier empfiehlt es sich geradezu Kenji in Batchmodus laufen zu lassen:
1. Erstellen Sie eine Konfigurationsdatei fuer die Dokumenten aelter als 10 Jahren
2. Kopieren Sie diese Konfigurationsdatei noch 9 Male, passen Sie das Zielordner und das Alter in den 9 kopierten Konfigurationsdateien
3. Starten Sie einfach Kenji abends und lassen Sie es ueber Nacht laufen. Denken Sie daran, die Konfigurationsdateien als Parameter nach Alter mit zu uebergeben. Fertig

Anmerkung: Seien Sie immer mit Dokumentenbewegungen vorsichtig und erstellen Sie, bevor Sie Kenji laufen lassen, eine Sicherungskopie Ihrer Daten.

Viel Erfolg!

Wuenscht Tsubame

torsdag 3. juni 2010

Informations for download / Infos zum Runterladen

-- English version--

Informations for download

We have deployed new information to be downloaded on our Internet sites.
As usual, we wrote this information in our four standard languages: english, german, spanish and norwegian.

English: How to make Windows(c) XP/Vista/Seven fit again

Deutsch: Wie man Windows(c) (XP/Vista/Seven) wieder fit macht

Norsk: Hvordan gjør du Windows(c) XP/Vista/Seven rask igjen

Español: Cómo hacer que Windows XP/Vista/Seven funcione rápido de nuevo

We wish you a lot of success with this information ... and just send us a feedback, we are particularly pleased to get praise and very interested on criticism: We want to get better and better!

With best wishes

Tsubame

-- Deutsche Version --

Infos zum Runterladen

Wir haben eine neue Information auf unseren Internet-Seiten zum runterladen bereitgestellt.
Wie ueblich haben wir diese Information in 4 Sprachen geschieben; deutsch, englisch, spanisch und norwegisch.

Deutsch: Wie man Windows(c) (XP/Vista/Seven) wieder fit macht

English: How to make Windows(c) XP/Vista/Seven fit again

Norsk: Hvordan gjør du Windows(c) XP/Vista/Seven rask igjen

Español: Cómo hacer que Windows(c) XP/Vista/Seven funcione rápido de nuevo

Wir wuenschen viel Erfolg mit diesen Informationen... und lassen Sie uns bitte eine Rueckmeldung zukommen; wir freuen uns ganz besonders auf Lob und sind auf Tadel sehr erspicht: Wir wollen besser und besser werden!

Mit den besten Wuenschen

Tsubame

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